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單位證明函撰寫(xiě)說(shuō)明
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單位證明函撰寫(xiě)說(shuō)明

單位出具的《在職及收入證明函》可以說(shuō)是簽證申請(qǐng)的核心材料之一。格式、內(nèi)容規(guī)范，措辭鄭重、得體的信函，可以從一個(gè)側(cè)面表現(xiàn)出申請(qǐng)者所在單位非常體面的良好形象，從而給簽證官留下較好印象，起到為申請(qǐng)加分的作用。對(duì)單位函件的要求有以下幾個(gè)方面：

一、辦理簽證所要求的內(nèi)容要素必須完整

外國(guó)駐華使、領(lǐng)館一般要求單位證明函包含以下內(nèi)容：

1．單位確認(rèn)申請(qǐng)者姓名、護(hù)照號(hào)、在本單位工作年限、現(xiàn)任職務(wù)、現(xiàn)工資水平等；

2．單位確認(rèn)申請(qǐng)者此行是公費(fèi)，還是自費(fèi)；

3．單位確認(rèn)是否擔(dān)保在申請(qǐng)者出國(guó)期間，為其保留職位和工資。

以上是單位證明函內(nèi)容的一般要求。而不同類(lèi)型單位的證明函出具也有不同的講究。

二、國(guó)家機(jī)關(guān)出具證明函應(yīng)遵循外交外事規(guī)范

國(guó)家機(jī)關(guān)包括各級(jí)人民代表大會(huì)及其常務(wù)委員會(huì)（也就是我國(guó)的各級(jí)議會(huì)）、政府機(jī)關(guān)和司法機(jī)關(guān)。一般來(lái)說(shuō)，國(guó)家機(jī)關(guān)的公務(wù)員工作和收入都相當(dāng)穩(wěn)定，有利于簽證辦理。但是千萬(wàn)不要被內(nèi)容不完整、形式草率的單位證明函給拉后腿。

國(guó)家機(jī)關(guān)出具證明函應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

1．中國(guó)是一個(gè)主權(quán)國(guó)家；漢語(yǔ)言文字是國(guó)家的官方語(yǔ)文。而依照外交規(guī)范和慣例，國(guó)家機(jī)關(guān)向外國(guó)政府及其派出的使節(jié)出具的公函，也屬于外交照會(huì)的范疇。因此，國(guó)家機(jī)關(guān)出具證明信，只出具中文版本，并加蓋公章，作為正式的語(yǔ)言版本；英文翻譯稿不蓋章，附在中文正本后面，作為非正式附件，以方便使館領(lǐng)事人員閱讀理解。

2．信函要打印在單位套頭印刷的專(zhuān)用信箋上。如果有外文版的外事專(zhuān)用信箋就更好。可蓋人事部門(mén)的部門(mén)章，也可蓋單位公章。

3．英文稿既然是非正式附件，就不用打印在單位套頭印刷的專(zhuān)用信箋上，可打印在空白的A4紙上，且不蓋章，也不簽名。但仍應(yīng)采用正式公文體的格式、字體和措辭（如“whereas鑒于”、“hereby茲/特此”、“hereinafter以下/下文”等公文用的文縐縐的“拽”詞可以適當(dāng)運(yùn)用）。

4．無(wú)論是中文稿，還是英文稿，我方、外方的國(guó)號(hào)、政府機(jī)構(gòu)名稱(chēng)都必須規(guī)范。如英國(guó)的全稱(chēng)是“大不列顛及北愛(ài)爾蘭聯(lián)合王國(guó)the United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland”。

要弄清楚對(duì)方是駐華大使館（embassy）還是駐某個(gè)城市的領(lǐng)事館(consulate)，級(jí)別是不一樣的。

各國(guó)的規(guī)范英文全稱(chēng)附在本文后面。

如果實(shí)在搞不準(zhǔn)規(guī)范的國(guó)號(hào)全稱(chēng)，可以用規(guī)范的簡(jiǎn)稱(chēng)，如：Embassy of the Commonwealth of Australia（澳大利亞聯(lián)邦駐華大使館），可以簡(jiǎn)稱(chēng)為Australian Embassy in China；但英國(guó)大使館不可以簡(jiǎn)稱(chēng)為British Embassy，應(yīng)為Embassy of the United Kingdom；美國(guó)大使館不可以簡(jiǎn)稱(chēng)為American Embassy，而是Embassy of the United States，或U. S. Embassy。

各級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)、公務(wù)員職務(wù)的名稱(chēng)，都有其對(duì)應(yīng)的規(guī)范的英文名稱(chēng)。外交部曾經(jīng)發(fā)布過(guò)規(guī)范譯名?，F(xiàn)附于本說(shuō)明之后。

以上是國(guó)家機(jī)關(guān)出具外事證明函的一般外交規(guī)范。一般來(lái)說(shuō)，地、市級(jí)以上國(guó)家機(jī)關(guān)都設(shè)有外事辦公室。具體的外事公文規(guī)范，以外事辦的解釋為準(zhǔn)。

三、民間機(jī)構(gòu)出具證明函的要求

民間機(jī)構(gòu)出具的函件，規(guī)格不必像國(guó)家機(jī)關(guān)的那樣正式。但所要求的內(nèi)容要素一樣也不能少。

格式上，也顯得鄭重一些，采用一般商業(yè)公函的格式。措辭上可以免去政府公文的一些文縐縐的“拽”詞兒，顯得更加簡(jiǎn)潔、更加straight一些。

對(duì)外國(guó)駐華使館的英文稱(chēng)呼可以不用全稱(chēng)，但一定要用規(guī)范的簡(jiǎn)稱(chēng)。如，英國(guó)駐華大使館，可以簡(jiǎn)稱(chēng)Embassy of the United Kingdom（英國(guó)正式的全稱(chēng)是the United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland），或Embassy of the UK，不要用不規(guī)范的British Embassy；美國(guó)大使館，可以簡(jiǎn)稱(chēng)Embassy of the United States（美國(guó)全稱(chēng)the United States of America），或者U. S. Embassy，不要用American Embassy。

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